Intranet. Jakie funkcjonalności powinien dostarczyć CMS dla portalu pracowniczego?

ludzie siedzący przy biurku trzymający tablety w rękach

Podczas gdy internet zapewnia ludziom nieograniczony dostęp do treści on-line, intranet jest wewnętrznym narzędziem, pełniącym funkcję informacyjną, komunikacyjną oraz organizacyjną w ramach firmy lub instytucji. Prawidłowo zbudowany i umiejętnie zarządzany ułatwia pracę działów HR i pozwala wdrażać w życie strategie personalne. Tworzenie intranetu to proces złożony, który powinien uwzględniać potrzeby pracowników oraz specyfikę działania środowiska. Jakich funkcjonalności powinien dostarczać?

Możliwość dodawania ważnych aktualności czy tworzenia bazy kontaktów to jedynie niewielka część możliwości, które zapewniają nowoczesne platformy intranetowe, takie jak web360. Aby wewnętrzna sieć była skutecznym narzędziem HR, CMS dla portalu pracowniczego musi zapewniać szereg funkcjonalności, które ułatwią codzienną pracę, będą wspierać komunikację i angażować pracowników każdego szczebla w życie firmy. Wybór CMS-a powinien być poprzedzony szczegółową analizą potrzeb organizacji i pracowników oraz przygotowaniem przez dział HR strategii komunikacji. Niezwykle istotna jest również analiza narzędzia pod kątem dostępnych funkcjonalności i możliwości ich ewentualnej rozbudowy w miarę, jak organizacja będzie się rozwijać, a jej potrzeby rosnąć. 

Intranet – nowoczesna platforma komunikacji i współpracy

Intranet to wewnętrzna sieć komputerowa o charakterze prywatnym, do której logować się mogą tylko pracownicy firmy lub instytucji, w ramach której funkcjonuje. Dostęp do sieci można uzyskać poprzez określone hasło sieciowe, podłączenie do infrastruktury sieciowej (LAN - Local Area Network), a w przypadku pracowników mobilnych i zdalnych do wirtualnej sieci prywatnej (VPN - Virtual Private Network) lub innego łącza szyfrowanego. 

Sieć intranet pozwala na maksymalne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb prowadzonej działalności i oczekiwań pracowników. Między innymi dlatego jest to najskuteczniejsze narzędzie komunikacji wewnętrznej, które umożliwia płynny przepływ informacji w ramach organizacji. Aby jednak działało efektywnie wymaga wdrożenia odpowiedniej strategii działania i systematyczności. To jedynie ogólne przedstawienie korzyści płynących z posiadania intranetu, ponieważ w rzeczywistości oferuje on znacznie więcej.

  • Zwiększenie efektywności komunikacji wewnętrznej - konsolidacja całej komunikacji w ramach organizacji w sieci intranet to najprostszy sposób na zebranie wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu, do którego dostęp mają wszystkie osoby zainteresowane. 

  • Podniesienie skuteczności zarządzania projektami – dzięki temu, że pracownicy mają  dostęp do tych samych, aktualizowanych informacji i danych, wszystkie osoby bezpośrednio zaangażowane w projekt, mogą być stale na tym samym poziomie wiedzy bez konieczności organizowania czasochłonnych spotkań. Taki sposób współpracy sprzyja szybszemu podejmowaniu decyzji, minimalizuje ryzyko błędów wynikających z braku informacji i pozwala na lepszą koordynację działań w zespole.

  • Zwiększenie zaangażowania pracowników - własna sieć intranet może stanowić dobre narzędzie do integracji zespołów i budowania poczucia  lojalności wobec firmy, poprzez zapewnienie łatwego dostępu do ważnych informacji, zasobów oraz narzędzi. 

  • Narzędzie onboardingu - intranet to miejsce, w którym nowi pracownicy mogą znaleźć wiele ważnych informacji, ułatwiających wdrożenie w nowy zakres obowiązków, poznanie struktury organizacji oraz jej kultury. 

  • Narzędzie employeer brandingu - w czasach, w których coraz modniejsze staje się budowanie marki pracodawcy, intranet staje się niezbędnym narzędziem działów HR. Jako wewnętrzną sieć można wykorzystać ją do budowania kultury organizacji oraz promowania jej podstawowych wartości. 

Najlepszy CMS do budowy intranetu - co powinien oferować?

Tworzenie intranetu to złożony proces, który powinien angażować przedstawicieli wszystkich grup pracowniczych w ramach organizacji, jak również dział HR, który będzie pełnił rolę administratora i opiekuna merytorycznego całego projektu. Narzędzie  musi być skrojone pod potrzeby firmy czy instytucji, uwzględniając jej strukturę, kulturę, sposób komunikacji wewnętrznej oraz cele. Wybór najlepszego CMS-a do budowy intranetu jest kwestią indywidualną, ale istnieje kilka kluczowych funkcjonalności i atutów, na  które warto zwrócić uwagę:

  • Przyjazny interface - CMS z intuicyjnym i łatwym w obsłudze panelem interface pozwala użytkownikom, niezależnie od ich umiejętności technicznych, na sprawne zarządzanie treścią, edycję dokumentów czy publikowanie ogłoszeń. Dzięki temu intranet staje się bardziej dostępny i mniej czasochłonny w codziennym użytkowaniu. 

Dedykowane funkcjonalności

  • Skalowalność - intranet powinien pozwalać na swobodną rozbudowę i pozostawać wydajny, bez względu na rosnącą ilość treści  i liczbę użytkowników, a także dodawanych funkcjonalności. 

  • Integracja z istniejącymi i nowymi narzędziami – CMS intranetowy powinien umożliwiać łatwą integrację z zewnętrznymi aplikacjami i systemami, z których korzystają na co dzień pracownicy. Dzięki temu intranet staje się centralnym punktem dostępu do różnych narzędzi, eliminując konieczność przełączania się między wieloma platformami.

  • Zarządzanie szkoleniami - wewnętrzny intranet jest nieocenionym narzędziem wspierającym rozwój kompetencji pracowników, efektywność procesów edukacyjnych oraz łatwość w dostosowywaniu oferty szkoleń do potrzeb organizacji.

  • Tworzenie baz danych - sieci intranet stanowią świetne narzędzie do archiwizowania danych. Umożliwiają gromadzenie rozmaitych informacji, w tym dokumentów czy raportów, które są łatwe do znalezienia, a jednocześnie odpowiednio zabezpieczone. 

  • Obsługa wniosków - składanie i obsługa papierowych wniosków pracowniczych jest czasochłonna. Intranet dzięki integracji z elektronicznym obiegiem dokumentów, pozwala dopełniać formalności bez konieczności drukowania i osobistej wizyty w dziale HR, co pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na strategicznych działaniach.

  • Mechanizm ankietowania - nowoczesne sieci intranet powinny pozwalać na łatwe tworzenie, dystrybucję i analizowanie ankiet, co pozwala firmom zbierać cenne informacje zwrotne od pracowników na temat różnych aspektów funkcjonowania organizacji. 

  • Baza kontaktów - wizytówki pracowników z informacją o ich stanowisku, lokalizacji oraz danych kontaktowych stanowią istotne narzędzie ułatwiające codzienną komunikację i współpracę w firmie. Funkcjonalność jest szczególnie ważna w dużych, rozproszonych organizacjach. 

Czy każdy CMS nadaje się do stworzenia intranetu? 

Nie każdy system CMS pozwala na stworzenie profesjonalnej i wydajnej sieci intranet. Choć wiele narzędzi może oferować podstawowe funkcje, pomagające w tworzeniu wewnętrznej sieci firmowej często nie są one wystarczająco zaawansowane lub odpowiednio dostosowane do spełnienia specyficznych wymagań danej firmy czy instytucji.

Platforma Intranetowa web360 została wyposażona w szereg funkcji dedykowanych działom HR, przedsiębiorstwom, uczelniom i instytucjom publicznym. Dają one możliwość dowolnej modyfikacji i konfiguracji portalu wewnętrznego zgodnie z indywidualną potrzebą zastosowania. Jako narzędzie o dużej skalowalności, system zachowuje wysoką wydajność niezależnie od ilości przetwarzanych danych, udostępnianych treści czy liczby aktywnych użytkowników. CMS umożliwia szereg działań, wspierających komunikację wewnętrzną w ramach organizacji, w tym: onboarding pracowników, przeprowadzanie ankiet i analiz, obsługę wniosków, archiwizowanie dokumentacji czy tworzenie bazy kontaktów. Intuicyjny układ elementów interfejsu sprawia, że korzystanie z wszystkich funkcjonalności platformy jest łatwe i możliwe do zrealizowania przez osoby, które nie mają specjalistycznej wiedzy technicznej w tym zakresie. 

Nowoczesne środowisko CMS

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Podsumowanie

Dobry CMS, który pozwoli zbudować i zarządzać siecią intranet w firmie musi być w pełni dostosowany do potrzeb organizacji i jej pracowników. Powinien oferować funkcjonalności umożliwiające skuteczną komunikację wewnętrzną na wszystkich szczeblach pracowniczych (w tym tworzenie ankiet i sondaży), łatwą rozbudowę narzędzia o nowe funkcjonalności z zachowaniem jego wydajności oraz sprawną obsługę wniosków. Dodatkowo system ma zapewniać możliwość integracji z innymi programami, możliwość tworzenia baz danych i przetwarzania materiałów umożliwiających rozwój pracowników.