Intranet (portal) pracowniczy – sprawdzone narzędzie dla HR

Monitorowanie spraw administracyjnych wszystkich pracowników, a tym bardziej bezpośrednie przekazywanie im informacji jest sporym wyzwaniem, szczególnie w firmach zatrudniających setki osób. Pomaga mu sprostać intranet firmowy, który wspiera skuteczną komunikację wewnętrzną, ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi, wzmacnia zaangażowanie pracowników i pomaga kształtować kulturę organizacyjną. Sprawdza się zwłaszcza w organizacjach z rozproszonymi zespołami i wieloma oddziałami oraz akceptujących formę pracy zdalnej. 

Intranet pracowniczy – co to? 

Intranet to wewnętrzna sieć firmowa, wykorzystywana do bezpiecznego udostępniania pracownikom ważnych informacji i zasobów związanych z organizacją pracy – inaczej portal pracowniczy.

Co to ekstranet?

Podobnie jak intranet, ekstranet jest portalem firmowym. Do intranetu dostęp mają tylko osoby działające w ramach organizacji, zwykle zarząd, pracownicy (biurowi i zdalni) oraz współpracownicy, którzy korzystają z wewnętrznych zasobów i narzędzi organizacji. Do ekstranetu dostęp mają natomiast wybrane podmioty spoza organizacji – kontrahenci, dostawcy czy klienci. Taki portal ułatwia współpracę z partnerami. Różnice między intranetem a ekstranetem sprowadzają się więc do tego, kto korzysta z sieci.

Do czego służy firmowy intranet?

Dla wielu firm intranet jest jednym z ważniejszych narzędziem HR, które pomaga w lepszej organizacji pracy. Dzięki licznym funkcjom zagospodarowuje wiele obszarów funkcjonowania firmy, takich jak: 

• Komunikacja wewnętrzna specjalistów HR i pracowników –  centralna platforma pracownicza umożliwia płynny przepływ informacji w ramach organizacji. Pozwala zbierać i organizować informacje wewnętrzne o różnym charakterze – od nowych procedur po wydarzenia firmowe. Często angażuje w ten proces samych pracowników. Skuteczna strategia komunikacji wzmacnia poczucie przynależności i jedności. Przekłada się na relacje między działami i zespołami oraz zwiększa zaangażowanie jednostek, a co za tym idzie – efektywność działań, co bezpośrednio wpływa na lepsze wyniki organizacji. W ramach intranetu pracownicy korzystają zwykle z czatów, forów czy grup, które nie tylko ułatwiają wymianę poglądów i współpracę, lecz także dają załodze poczucie wpływu na działanie firmy. 

• Employer branding (wewnętrzny) – intranet odgrywa ważną rolę w budowaniu marki pracodawcy. Pomaga wzmacniać kulturę organizacyjną, promować podstawowe wartości, a przede wszystkim integrować zespół, co jest szczególnie istotne w przypadku rozproszonej struktury i pracowników zdalnych. Jest niezastąpionym narzędziem w sytuacjach kryzysowych, w których pozwala szybko przekazywać i aktualizować informacje wszystkim członkom organizacji. 

• Rozwój zawodowy – platforma firmowa może skutecznie wspierać rozwój zawodowy pracowników. Dzięki możliwości prowadzenia interaktywnych szkoleń i kursów pracodawca może podnosić kompetencje zespołu, a nawet monitorować postępy prowadzonych działań. 

• Onboarding pracownika – intranet wspiera działy HR w procesie wdrażania nowych pracowników do organizacji. Portal pracowniczy zapewnia im szybki dostęp do wszystkich niezbędnych informacji: materiałów, instrukcji, procedur, dokumentów czy katalogu pracowników i przełożonych. Narzędzie skraca czas adaptacji w nowym miejscu pracy. 

• Optymalizacja pracy – integrując różne systemy HR i obiegi dokumentów, intranet daje pracownikom dostęp do wszystkich niezbędnych formularzy i plików w jednym miejscu. Cyfryzacja działu HR znacznie przyspiesza procesy oraz redukuje czas poświęcany na szukanie i udostępnianie materiałów.

• Wewnętrzna baza wiedzy – sieć intranet to doskonałe miejsce do gromadzenia informacji. Można zamieścić w nim np. książkę adresową z wizytówkami pracowników i ich danymi kontaktowymi czy informacje o jednostkach organizacyjnych wchodzących w struktury organizacji. 

• Archiwum – platforma intranet może służyć nie tylko do przetwarzania bieżących informacji, ale pełnić również funkcję archiwum i gromadzić zarówno bieżące, jak i historyczne materiały – od regulaminów, procedur, raportów, po archiwalne komunikaty i analizy. 

Intranet, który wspiera employer experience

Intranet można zbudować za pomocą różnych narzędzi, a jednym z nich jest web360 – multiportalowy system CMS z gotowymi portalami dziedzinowymi, m.in. intranetem czy systemami obsługi konferencji i elektronicznej rezerwacji sal.

Platforma intranetowa web360 pozwala budować nowoczesne aplikacje webowe dla pracowników dopasowane do potrzeb działów HR i oczekiwań pracowników w ramach całych organizacji, nawet tych mocno rozproszonych, o złożonych strukturach. Dzięki narzędziu można stworzyć jedną wspólną przestrzeń do komunikacji, a w razie potrzeby wydzielić strefy dla zespołów czy działów.

Co sprawia, że web360 jest korzystną platformą do budowy intranetu?

1. Skalowalność i funkcje dla HR 

Platforma została wyposażona w szereg funkcjonalności istotnych z punktu widzenia HR. Jako narzędzie skalowane pozostaje wydajna bez względu na ilość przetwarzanych informacji, udostępnianych materiałów czy aktywnie korzystających z niej użytkowników. Dzięki temu intranet można rozbudowywać o nowe rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby organizacji w miarę jej rozwoju, także te wynikające ze zmian ustawowych w obszarze kadrowo-płacowym. 

2. Łatwa integracja z oprogramowaniem zewnętrznym

Intranet zbudowany na platformie multiportalowej web360 można łatwo połączyć z oprogramowaniem zewnętrznym, ważnym dla funkcjonowania organizacji, takim jak systemy kadrowo-płacowe, elektroniczny obieg dokumentów, program samoobsługi pracowniczej czy e-teczka pracownika. W ten sposób staje się centralnym punktem integrującym wszystkie narzędzia, co ułatwi specjalistom HR zarządzanie formalnościami, a pracownikom zapewnia łatwy dostęp do aplikacji branżowych i dokumentów.

3. Wirtualny asystenta HR

Zautomatyzowany chatbot wyręcza dział HR w odpowiadaniu na rutynowe pytania pracowników. Na przykład samodzielnie wskazuje lokalizację dokumentów, przypomina o obowiązujących procedurach czy informuje o świadczeniach, benefitach lub wymaganych terminach. Dzięki temu specjaliści HR zyskuję czas na bardziej strategiczne zadania.

Jak wybrać odpowiedni intranet?

Wybór narzędzia to decyzja, która wymaga analizy potrzeb organizacji i oceny funkcjonalności intranetu w dostępnych systemach. Zaangażuj w nią sam dział HR i przedstawicieli wszystkich grup pracowników.

Na początku określ funkcje, jakie ma pełnić nowy system. Czy priorytetem jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej? A może integracja z innymi narzędziami lub ułatwienie dostępu do zasobów firmy? Zbadaj potrzeby działu HR, pracowników i samej organizacji.

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Następnie zwróć uwagę przede wszystkim na:

• Wydajność i możliwości skalowania – sprawdź, czy narzędzie zachowa płynność działania mimo wzrostu liczby użytkowników i przetwarzanych danych. Od tego zależy, czy intranet sprosta potrzebom organizacji także w przyszłości.
• Intuicyjny interfejs – przejrzysty układ ułatwia zarządzanie funkcjami i treścią. Ogranicza to czas spędzany na działaniach administracyjnych i ilość zaangażowanych zasobów ludzkich.
• Możliwość integracji z innymi aplikacjami używanymi w firmie – połączenie intranetu z systemami kadrowo-płacowymi czy elektronicznym obiegiem dokumentów scala rozproszone narzędzia w jednym miejscu i usprawnia codzienną pracę.
• Wysoki poziom ochrony danych i zgodność z wymaganiami prawnymi – upewnij się, że system zabezpiecza dane pracowników i jest zgodne z obowiązującymi przepisami, m.in. RODO.

Podsumowanie

Wdrożenie intranetu to najlepszy sposób na usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy. Funkcjonalne narzędzie umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do informacji i narzędzi niezbędnych do wykonywania codziennych zadań. Angażuje też pracowników w życie firmy, co bezpośrednio przekłada się na wyniki organizacji. Kluczowymi kryteriami wyboru platformy są zwłaszcza funkcjonalności HR i dodatkowe rozwiązania (np. wirtualny asystent), wydajność i skalowalność, intuicyjny interfejs, zgodność z regulacjami i możliwość integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.

FAQ

1. Czym jest intranet i jak działa? 

Intranet to wewnętrzna platforma firmowa. Ułatwia pracę działu HR, m.in. pozwala udostępniać w jednym miejscu wszystkie dokumenty, procedury i komunikaty, zapewniając pracownikom szybki dostęp do potrzebnych informacji. Usprawnia w ten sposób komunikację wewnętrzną.

2. Kto ma dostęp do intranetu?

Dostęp do intranetu mają wyłącznie uprawnione osoby działające w ramach organizacji, zwykle zarząd, pracownicy biurowi i zdalni oraz współpracownicy. Aby skorzystać z intranetu, trzeba się zalogować służbowymi danymi.

3. Jakie korzyści daje intranet firmie?

Intranet poprawia komunikację wewnętrzną, optymalizuje pracę i zapewnia łatwy dostęp do informacji. Redukuje koszty operacyjne, zwiększa efektywność obsługi pracowniczej i wspiera employer branding. 

Damian Stanisławczyk
Product Owner