Intranet pracowniczy. Najważniejsze narzędzie skutecznego HRu i employer brandingu

osoby siedzące przy drewnianym biurku przy laptopach

Cyfrowa transformacja zmienia sposób pracy działów HR, kładąc nacisk na automatyzację procesów kadrowych, skuteczną komunikację wewnętrzną i dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Jednym z kluczowych narzędzi wspierających ich pracę jest intranet pracowniczy. Możliwości narzędzia doceniają już nie tylko globalne korporacje, ale również mniejsze firmy i organizacje. Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie intranetu i dlaczego staje się on nieodzownym elementem nowoczesnych strategii HR?

Specjaliści HR każdego dnia mierzą się z wieloma obowiązkami. Monitorowanie spraw administracyjnych wszystkich pracowników, a tym bardziej bezpośrednie przekazywanie im rozmaitych informacji jest sporym wyzwaniem, szczególnie w firmach zatrudniających setki osób. Dobrze dobrany i funkcjonalny intranet wspiera skuteczną komunikację wewnętrzną, ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi, a dodatkowo wzmacnia zaangażowanie pracowników oraz przyczynia się do kształtowania kultury organizacyjnej. Sprawdzi się zwłaszcza w firmach z rozproszonymi zespołami i wieloma oddziałami, a także organizacjach akceptujących formę pracy zdalnej. 

Intranet – czym jest i jak wspiera działania HR

Portal pracowniczy (intranet) to wewnętrzna firmowa sieć, która jest wykorzystywana do bezpiecznego udostępniania pracownikom ważnych informacji i zasobów związanych z organizacją  pracy. Dostęp do niej mają tylko osoby uprawnione, działające w ramach organizacji, tak pracownicy biurowi, jak i zdalni. Dzięki licznym funkcjom zagospodarowuje wiele obszarów funkcjonowania firmy:

  • Komunikacja wewnętrzna - centralna platforma pracownicza pozwala na płynny przepływ informacji w ramach organizacji. Umożliwia zbieranie i organizowanie informacji wewnętrznych o różnym charakterze, często angażując w ten proces samych pracowników. Wiadomości, które docierają do pracowników na czas wzmacniają poczucie przynależności i jedności. Skuteczne strategie komunikacji bezpośrednio przekładają się na relacje między działami, a nawet samymi zespołami - zwiększają zaangażowanie jednostek, a co za tym idzie efektywność prowadzonych działań, co ma już bezpośredni wpływ na lepsze wyniki organizacji. Portale intranetowe często udostępniają pracownikom dodatkowe przestrzenie do komunikacji, takie jak czaty, fora, grupy. To ważny element komunikacji, który nie tylko pozwala na wymianę poglądów i efektywną współpracę, ale daje też załodze poczucie realnego wpływu na działanie firmy. 

  • Employer branding - intranet pełni ważną rolę w budowaniu marki pracodawcy. Pomaga wzmacniać kulturę organizacyjną, promować podstawowe wartości, a przede wszystkim  integrować zespół, co jest szczególnie istotne w przypadku rozproszonej struktury i pracowników zdalnych. 

  • Rozwój zawodowy - platforma może skutecznie wspierać rozwój zawodowy pracowników. Dzięki możliwości prowadzenia interaktywnych szkoleń i kursów pracodawca może skutecznie podnosić kompetencje zespołu, a nawet monitorować postępy prowadzonych działań. 

  • Onboarding - intranet wspiera procesy wdrażania nowych pracowników do organizacji. Portal pracowniczy zapewnia im szybki dostęp do wszystkich niezbędnych informacji - materiałów, instrukcji, procedur czy dokumentów. Narzędzie skutecznie skraca czas adaptacji w nowym miejscu pracy. 

  • Optymalizacja pracy - intranet, integrując różne systemy obiegu dokumentów, umożliwia pracownikom dostęp do niezbędnych formularzy i plików w jednym miejscu, co znacząco przyspiesza procesy oraz redukuje czas poświęcany na szukanie i przesyłanie materiałów.

  • Baza wiedzy - sieć intranet to doskonałe miejsce do gromadzenia informacji. Można zamieścić w nim np. książkę adresową z wizytówkami pracowników i ich danymi kontaktowymi czy informacje o jednostkach organizacyjnych wchodzących w struktury organizacji. 

  • Archiwum - platforma intranet może służyć nie tylko do przetwarzania bieżących informacji, ale pełnić również funkcję archiwum i gromadzić zarówno bieżące, jak i historyczne materiały – od regulaminów, procedur, raportów, po archiwalne komunikaty i analizy. 

web360 – intranet, który wspiera employer experience

Platforma intranetowa web360 pozwala budować nowoczesne portale pracownicze dopasowane do potrzeb działów HR i oczekiwań pracowników w ramach całych organizacji, nawet tych mocno rozproszonych, o złożonych strukturach. Dzięki narzędziu można stworzyć jedną wspólną przestrzeń do komunikacji, a w razie potrzeby wydzielić strefy dla zespołów czy działów. 

Ergonomia użytkowania

Platforma web360 została wyposażona w szereg funkcjonalności istotnych z punktu widzenia HR. Dzięki możliwości skalowania intranet można rozbudowywać o nowe rozwiązania, które będą odpowiadać na potrzeby organizacji w miarę jej rozwoju. Intranet zbudowany na platformie web360 można łatwo połączyć z oprogramowaniem zewnętrznym, ważnym z punktu widzenia funkcjonowania organizacji. W ten sposób stanie się centralnym punktem, integrującym wszystkie narzędzia, co ułatwi specjalistom HR zarządzanie formalnościami, a pracownikom zapewni łatwy dostęp do aplikacji branżowych i dokumentów.

Narzędzie web360 umożliwia skorzystanie z funkcji wirtualnego asystenta HR. Zautomatyzowany chatbot może skutecznie wyręczyć działy HR w odpowiadaniu na rutynowe pytania pracowników. Dostarczy informacji na temat dokumentów, procedur czy ważnych terminów. Tym samym zapewni szereg wymiernych korzyści i przełoży się na ogólną poprawę funkcjonowania organizacji. 

kontrolka hr bot optibot

Jak wybrać odpowiedni intranet?

Wybór intranetu to decyzja, która wymaga analizy potrzeb organizacji oraz oceny funkcjonalności dostępnych systemów. Powinni zostać w nią zaangażowani przedstawiciele wszystkich grup pracowników oraz obowiązkowo dział Human Resources. Już w początkowym etapie należy skupić się na określeniu funkcji, jakie ma pełnić nowy system. Czy jego priorytetem będzie usprawnienie komunikacji wewnętrznej? A może integracja z innymi narzędziami lub ułatwienie dostępu do zasobów firmowych? Kluczowe jest więc zbadanie potrzeb działu HR, samej organizacji, jak i pracowników.  

Żeby zapewnić płynne działanie intranetu, warto zwrócić uwagę na wydajność narzędzia oraz możliwości skalowania. Sam interface powinien być na tyle intuicyjny, aby możliwe było zarządzanie funkcjami i treścią. Ograniczy to czas spędzony na działaniach administracyjnych i ilość zaangażowanych zasobów ludzkich. Dobrze zwrócić uwagę na to, czy narzędzie pozwala na integrację z innymi aplikacjami używanymi w firmie. System powinien zapewniać też wysoki poziom ochrony danych oraz spełniać wymogi prawne, takie jak RODO.

Nowoczesne środowisko CMS

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Podsumowanie

Wdrożenie intranetu to najlepszy sposób na usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy. Funkcjonalne narzędzie umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do informacji oraz narzędzi niezbędnych do wykonywania codziennych zadań. Kolejną ważną zaletą jest zdolność do angażowania pracowników w życie firmy, co bezpośrednio przekłada się na wyniki organizacji. Kluczowe z punktu widzenia działów HR i osób administrujących jest również intuicyjny interface, dzięki któremu wszystkie działania związane z codzienną administracją czy rozbudową sieci będą łatwiejsze i mniej czasochłonne.