Wdrożenie intranetu w firmie krok po kroku – od analizy potrzeb po zaangażowanie pracowników

grupa ludzi stojących przy tablicy kanban

Wdrożenie intranetu w firmie usprawnia komunikację, ułatwia dostęp do informacji i automatyzuje procesy wewnętrzne. Zwiększa tym samym wydajność pracy i oszczędza zasoby – obniża koszty operacyjne. Jednocześnie jest dziś projektem sprawnym w realizacji i przystępnym kosztowo. Firma może wykorzystać gotową platformę intranetową, np. web360, i dostosować ją do swoich potrzeb – wykorzystać poszczególne funkcje, zbudować nowe rozwiązania i zintegrować narzędzia.

Intranet ułatwia administrację i komunikację; to ogromne wsparcie dla działu HR, menedżerów i pracowników, ale pod jednym warunkiem – że dobrze go zaplanujesz. Samo wdrożenie technicznie to jeden z ostatnich etapów. Najpierw jest projekt i przygotowania – to one owocują intuicyjnym interfejsem i praktycznymi funkcjami zaspokajającymi rzeczywiste potrzeby zespołu. Bez nich nie odniesiesz korzyści nawet z zupełnie nowego intranetu, zbudowanego od zera dla Twojej firmy.

Jak stworzyć intranet w firmie?

  1. Określ cele intranetu.

Zastanów się, czemu właściwie ma służyć to nowe firmowe narzędzie. Przykładowe cele i funkcje intranetu to:

  • łatwy dostęp do dokumentów (np. umów, procedur);
  • sprawniejsza komunikacja wewnętrzna (np. ogłoszenia, aktualności, rozporządzenia),
  • uproszczenie procesów HR (np. wnioski urlopowe, benefity),
  • integracja narzędzi (np. CRM, system zgłoszeń IT), 
  • szybszy onboarding pracowników (np. baza jednostek i pracowników, plan budynku).

Ostatecznie intranet powinien służyć realizacji celów biznesowych – przykładowo poprzez szybki dostęp do potrzebnych informacji i dokumentów odciążać dział HR. Warto wyznaczyć cele, np. skrócenie czasu rozliczeń delegacji o dany procent w określonym czasie, i mierniki efektywności wprowadzonych rozwiązań.

  1. Wybierz zaplecze techniczne.

Zasadniczo masz trzy możliwości:

  1. Duże systemy SaaS (np. Microsoft SharePoint czy Google Workspace), których zaletą jest szybkie wdrożenie. Rozwiązania tego typu mają jednak wady: ograniczenia w dostosowaniu narzędzia. Duże systemy często są zbyt rozbudowane względem potrzeb firmy – użytkownikom trudno się odnaleźć w interfejsie i skorzystać z potrzebnych funkcji, czasem nawet najprostszych.
  2. Indywidualnie zaprojektowane rozwiązania, wykorzystujące otwarty system CMS z dostępem ograniczonym do pracowników (np. WordPress z wtyczkami intranetowymi) lub dedykowane oprogramowanie. Zapewniają pełną kontrolę nad wyglądem i funkcjami, ale znacznie podwyższają koszt wdrożenia intranetu. Problemami są też wsparcie techniczne, aktualizacje i rozwój intranetu, które musi zapewnić sama firma.
  3. Platforma intranetowa (rozwiązanie dziedzinowe) – taka jak web360. Stanowią złoty środek między dwoma powyższymi. Otrzymujesz pełne wsparcie techniczne, pomoc specjalistów we wdrożeniu i modułowe rozwiązania, które zaadaptujesz na potrzeby swojej firmy przy minimum programowania (albo nawet bez). W każdej chwili możesz łatwo skalować funkcje i stworzyć nowe, dostosowując tym samym intranet do rozwoju organizacji.

Nowoczesne środowisko CMS

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Stwórz projekt intranetu: określ jego strukturę i zawartość.

Na tym etapie m.in.

  • planujesz funkcje i moduły (do czego konkretnie intranet ma służyć?);
  • projektujesz menu i sekcje platformy (np. „Działy”, „Dokumenty”, „Aktualności”, „FAQ”, „Zgłoszenia IT”);
  • definiujesz typy treści obsługiwanych na platformie (np. artykuły, pliki PDF, formularze);
  • planujesz integracje (np. programem kadrowo-płacowym, elektronicznym obiegiem dokumentów);
  • rozważasz automatyzacje (np. chatbota AI);
  • wstępnie nadajesz uprawnienia i odpowiedzialności oraz ustalasz zasady dostępu;
  • spisujesz wymagania formalne (np. zgodność z WCAG czy wymaganiami norm stosowanych w organizacji).

Na podstawie powyższych wybierasz zaplecze techniczne, np. platformę intranetową, i planujesz wdrożenie.

  1. Zadbaj o bezpieczeństwo.
  • Wymagaj logowania – poinstruuj pracowników w zakresie tworzenia silnych haseł i zarządzania nimi.
  • Używaj protokołu HTTPS, który będzie szyfrował dane przesyłane pomiędzy przeglądarką użytkownika a serwerem intranetu.
  • Rozważ dostęp przez VPN, jeśli intranet ma być dostępny zdalnie.
  • Upewnij się, że będziesz otrzymywać regularne aktualizacje od dostawcy oprogramowania.
  • Zorientuj się w zakresie zewnętrznego wsparcia technicznego lub przydziel odpowiedzialność w firmie.
  1. Wdrożenie i testowanie.

Udostępnij najpierw wersję testową intranetu dla zespołu HR i niedużej grupy pracowników (np. wybranych osób z różnych działów). Poproś o feedback i popraw błędy czy nieczytelne elementy. Na tym etapie możesz też zebrać najczęściej zadawane pytania związane z obsługą intranetu. Na ich podstawie stworzysz później pomocne FAQ lub wyszkolisz chatbota AI, który będzie wspierał dział HR i oszczędzał czas specjalistów.

  1. Szkolenie i utrzymanie.

Zapewnij pracownikom kompleksowe szkolenie z obsługi intranetu; w razie potrzeby zapewnij im mentoring. Wyznacz osoby odpowiedzialne za rozwój narzędzia, systematycznie zbieraj opinie i udoskonalaj narzędzie. Zadbaj o zaangażowanie użytkowników intranetu np. poprzez elementy grywalizacji i przyjazną komunikację.

Intranet dla pracowników – funkcje, integracje i dodatki

Jak przebiega proces wdrożenia intranetu w firmie, zależy głównie od wyboru technologii. Wiele firm decyduje się obecnie na opcję pomiędzy dużymi systemami SaaS (szybkimi we wdrożeniu, ale zamkniętymi) a indywidualnym – dedykowanym rozwiązaniem, czyli na platformę intranetową, taką jak web360. Jakie cechy i funkcje powinno mieć to narzędzie?

Funkcje platformy intranetowej

Platforma intranetowa powinna mieć liczne gotowe funkcje, które jednak możesz rozbudować i rozwinąć – dostosować do swoich potrzeb. Przydają się zwłaszcza:

  • Narzędzie onboardingu: miejsce do udostępniania materiałów. Nowi pracownicy od razu otrzymują dostęp do materiałów wdrożeniowych, takich jak instrukcje, schematy czy podstawowe informacje o strukturze organizacji. Szybciej odnajdują się w firmie, a dział HR nie musi wielokrotnie powtarzać tych samych informacji i udostępniać tych samych dokumentów.
  • Archiwum dokumentacji. W jednym miejscu udostępniasz aktualne formularze, regulaminy, rozporządzenia i inne dokumenty potrzebne pracownikom. Są one uporządkowane tematycznie – łatwo znaleźć odpowiedni, więc liczba zapytań kierowanych do działu kadr  istotnie się zmniejsza. Masz pewność, że zespół korzysta zawsze z aktualnych wersji plików.
  • Strefa komunikacji. Publikujesz tu aktualności firmowe, ogłoszenia wewnętrzne i komunikaty działu HR oraz udostępniasz forum, na którym pracownicy dzielą się wiedzą. Masz kontrolę nad przepływem informacji i łatwo docierasz do całej organizacji – niezależnie od trybu pracy zespołu (np. pracy zdalnej). Zespół czuje się lepiej zorientowany i bardziej zaangażowany.
  • Baza pracowników. Każdy użytkownik może szybko sprawdzić, za co odpowiada dana osoba i jakie ma kompetencje, jak wygląda, w jakim dziale pracuje i jak się z nią skontaktować. To praktyczne rozwiązanie dla nowych pracowników oraz dużych organizacji i zespołów pracujących zdalnie lub hybrydowo, w których nie wszyscy się znają.
  • Baza jednostek. Przedstawiasz strukturę organizacyjną firmy w postaci przejrzystej listy działów i jednostek. Użytkownicy łatwo znajdują informacje o funkcjach, zakresie zadań i danych kontaktowych do poszczególnych komórek. Ułatwia to zadania administracyjne, dopełnianie formalności i pracę zespołową.
  • Szkolenia i rozwój. W jednym miejscu zbierasz wszystkie kursy, materiały e-learningowe i szkolenia, które możesz przypisać do konkretnych pracowników lub stanowisk. Pracownicy samodzielnie korzystają z treści: znów oszczędzasz czas innych specjalistów, a jednocześnie masz wgląd w postępy i rozwój kompetencji zespołu. 
  • Mechanizm ankietowania. Tworzysz ankiety i formularze bez konieczności korzystania z zewnętrznych narzędzi. Zbierasz np. zgłoszenia na kurs, zapisy na wydarzenia czy głosy pracowników w danej sprawie. Ta funkcja pozwala szybko reagować na potrzeby zespołu i uwzględniać zdanie każdego pracownika, ale bez poświęcania czasu na rozmowy czy wysyłanie i odbieranie maili.
  • Akceptacyjne popupy. Wymagasz od użytkowników potwierdzenia zapoznania się z konkretną treścią (np. nowym regulaminem lub ważną procedurą) przed wejściem do intranetu. Komunikat wyświetla się przy logowaniu i wymusza świadomą akceptację. To praktyczne narzędzie pozwala łatwo egzekwować obowiązek informacyjny i ograniczać ryzyko formalnych uchybień.
  • Obsługa wniosków. Pracownicy składają wnioski np. o urlop, delegację lub wydanie sprzętu bezpośrednio w systemie, który przekierowuje ich do odpowiednich osób w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzujesz cały proces – od zgłoszenia po akceptację; oszczędzasz mnóstwo czasu pracownikom działu HR.
  • Infrastruktura budynku. Udostępniasz interaktywny plan budynku, na którym oznaczasz m.in. pomieszczenia z zasobami czy elementy w trakcie awarii. Ułatwiasz orientację w przestrzeni, zwłaszcza nowym pracownikom lub osobom z innych działów. Możesz też zaznaczyć udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami i ścieżki ewakuacyjne.

Integracja intranetu z oprogramowaniem zewnętrznym

Aby jeszcze rozszerzyć możliwości nowego medium, intranet warto zintegrować z oprogramowaniem zewnętrznym, które działy HR wykorzystują w swojej codziennej pracy. Dobrze, jeśli platformę możesz połączyć m.in. z: 

  • systemami kadrowo-płacowymi, 
  • elektronicznym obiegiem dokumentów, 
  • programem samoobsługi pracowniczej,
  • innymi aplikacjami wspierającymi zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji. 

W ten sposób intranet w firmie zmienia się w hub integrujący wszystkie narzędzia HR. Specjalistom działu kadr ułatwia wykonywanie zadań związanych z obsługą wielu formalności, a pracownikom – zapewnia wygodne, szybkie załatwianie spraw administracyjnych.