Jak usprawnić onboarding nowego pracownika? Rola nowoczesnego intranetu w procesie adaptacji

Mężczyzna tłumaczący kobiecie przy komputerze

Podpisanie umowy z nowym pracownikiem to dopiero połowa sukcesu. Za resztę odpowiadają głównie pierwsze tygodnie w organizacji. Wiele osób rezygnuje z pracy właśnie wtedy, zanim na dobre się z nią zwiąże. Ograniczyć ten problem pomaga dobrze zaplanowany onboarding pracownika. Proces ten ułatwia z kolei intranet, który zapewnia wiedzę, automatyzuje procesy i wspomaga komunikację – wspiera rolę HR w onboardingu oraz codzienną pracę całej organizacji.

Nowi pracownicy często gubią się w gąszczu zadań, dokumentów i procedur obowiązujących w organizacji, a działy HR tracą czas na powtarzanie tych samych informacji i działań. Ten problem ma jednak proste rozwiązanie – intranet, który organizuje i automatyzuje proces onboardingu – ułatwia start w nowym miejscu pracy.

Nowoczesny intranet a wdrożenie nowego pracownika

Intranet to wewnętrzny portal pracowniczy – centrum informacji i komunikacji w organizacji. Jest jednak czymś więcej niż tablicą ogłoszeń czy repozytorium plików. W praktyce tworzy cyfrowe środowisko pracy integrujące procesy i narzędzia wykorzystywane przez specjalistów HR i – jeśli trzeba – również inne działy. Przykładem takiego rozwiązania jest platforma intranetowa web360, odpowiadająca na potrzeby działów HR i umożliwiająca dostosowanie funkcjonalności.

Nowoczesne środowisko CMS

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Intranet ułatwia wdrożenie nowego pracownika, ponieważ zbiera w jednym miejscu najważniejsze informacje, procedury, instrukcje i materiały. Poza tym działa jak hub – łączy procesy HR z innymi obszarami działalności firmy. Można go zintegrować z systemami kadrowo-płacowymi, elektronicznym obiegiem dokumentów, e-teczką czy programem samoobsługi pracowniczej. A tym samym – zautomatyzować większość formalności, od przygotowania stanowiska pracy, po obsługę wniosków urlopowych i delegacji. Wspiera więc zarówno działania związane z onboardingiem i employer brandingiem, jak i procesy administracyjne oraz komunikacyjne.

Dzięki skalowalności i możliwości rozbudowy intranet sprawdza się w dużych i rozproszonych organizacjach, ale też w mniejszych firmach. 

Onboarding pracownika – proces wspierany przez intranet

Nowoczesny intranet ułatwia sprawne wdrożenie nowego pracownika na wiele sposobów. Platforma intranetowa web360 oferuje liczne funkcjonalności, które wspierają specjalistów HR w realizacji tej procedury.

  • Narzędzie onboardingu – miejsce udostępniania materiałów i instrukcji, które wprowadzają nowych pracowników w struktury organizacji. W ten sposób nowa osoba może samodzielnie odnaleźć potrzebne informacje, aby móc wdrożyć się w kulturę pracy. To z jednej strony zmniejsza stres związany z pierwszymi dniami w nowej pracy, a z drugiej ogranicza liczbę powtarzających się pytań kierowanych do działu HR.
  • Archiwum dokumentacji – centralna baza uporządkowanych tematycznie formularzy, regulaminów, rozporządzeń i innych dokumentów. Dzięki niej każdy nowy pracownik zawsze korzysta z aktualnych wersji dokumentów, ale nie musi prosić przełożonego czy działu kadr o ich przesłanie. 
  • Strefa komunikacji – miejsce publikacji wszelkich aktualności, ogłoszeń i komunikatów HR, a także dyskusji oraz wymiany informacji i doświadczeń. Po przejrzeniu najnowszych treści nowa osoba szybko odnajduje się w bieżących wydarzeniach i angażuje w życie firmy. To narzędzie sprzyja budowaniu poczucia przynależności i respektowaniu kultury organizacyjnej już od pierwszego dnia.
  • Baza pracowników – wizytówki zawierające dane kontaktowe, lokalizację i kompetencje poszczególnych osób. Nowi członkowie zespołu mogą łatwo sprawdzić, kto odpowiada za konkretne zadania, i nawiązać kontakt bez konieczności angażowania pośredników. Elektroniczne wizytówki znacznie ułatwiają współpracę, zwłaszcza w rozproszonych organizacjach i w trybie pracy zdalnej. 
  • Baza jednostek – przejrzysta lista działów i jednostek organizacyjnych z opisem ich kompetencji i danymi kontaktowymi. Mając do niej dostęp, nowy pracownik szybko odnajduje się w strukturze organizacji i wie, do kogo skierować pytania dotyczące określonych procesów.
  • Infrastruktura budynku – wizualny przekrojowy plan budynku i znajdujących się w nim pomieszczeń z oznaczeniem zasobów czy udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami. Taka mapa pozwala łatwiej się odnaleźć w przestrzeni biurowej – szybciej znaleźć potrzebny dział czy salę konferencyjną. To praktyczne rozwiązanie szczególnie w pierwszych dniach pracy i w dużych obiektach.
  • Obsługa wniosków – dzięki szerokim możliwościom integracji z zewnętrznymi narzędziami poprzez intranet można m.in. składać wnioski pracownicze (np. o urlop, delegację, wydanie sprzętu) i przesyłać dokumenty (np. skierowanie na badania medycyny pracy) w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Nowa osoba może od razu załatwić podstawowe sprawy formalne. Automatyzacja całego procesu (od zgłoszenia po akceptację) oszczędza mnóstwo czasu.
  • Mechanizm ankietowania – narzędzie do samodzielnego tworzenia różnych ankiet i formularzy, np. do zbierania opinii po okresie próbnym lub preferencji współpracowników czy zapisów na szkolenia. Specjaliści HR mogą w ten sposób łatwo uzyskać feedback, a firma otrzymuje szybki wgląd w potrzeby i nastroje pracowników, co ułatwia optymalizację procesu zarówno adaptacyjnego, jak i employer brandingowego.
  • Akceptacyjne popupy – komunikaty wyświetlane przy logowaniu, wymagające potwierdzenia zapoznania się z treścią. Dzięki nim firma ma pewność, że nowy pracownik zapoznał się z ważnymi dokumentami czy regulaminami. To prosty sposób na kontrolę obiegu informacji i ograniczenie ryzyka formalnych uchybień.

Chatbot jako wsparcie we wprowadzeniu pracownika

Poza licznymi funkcjonalnościami intranetu nowych pracowników może wesprzeć również chatbot AI, czyli wirtualny asystent HR, którego można uruchomić na platformie intranetowej web360. Jego zadaniem jest odpowiadanie na najczęstsze pytania nowych pracowników – np. jakie dokumenty dostarczyć, kiedy wypłacane jest wynagrodzenie, jak skorzystać z benefitów itp. 

Chatbot działa 24/7, więc pracownik nie musi czekać na odpowiedź od specjalisty HR, a dział kadr zyskuje czas na realizację strategicznych zadań, zamiast ciągle odrywać się od pracy i powtarzać te same informacje. 

Platforma intranetowa dla pracowników – zalety i korzyści

Platforma intranetowa zapewnia wiele korzyści zarówno nowym pracownikom, jak i działom HR czy administracji, a w rezultacie całej organizacji.

  • Nowi pracownicy mają dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i materiałów w jednym miejscu, co skraca czas ich wdrożenia i zmniejsza stres związany z pierwszymi krokami w nowej pracy. Jasne procedury, łatwy kontakt z zespołem i szybkie załatwianie formalności online dają poczucie bezpieczeństwa oraz czas na planowanie swojej roli w organizacji i budowanie relacji. 
  • Specjaliści działu HR i menedżerowie standaryzują proces wdrożenia nowego pracownika – łatwo utrzymują kontrolę i eliminują ryzyko pominięcia istotnych działań podczas planowania onboardingu. Intranet automatyzuje powtarzalne czynności, np. udostępnianie dokumentów czy obsługę wniosków, dzięki czemu specjaliści mogą się skupić na ważniejszych zadaniach, strategicznych dla rozwoju organizacji.
  • Organizacja obniża koszty operacyjne, zwiększa efektywność i wzmacnia pozytywny wizerunek w ramach działań employer brandingowych. Platforma intranetowa dla pracowników staje się hubem integrującym systemy kadrowo-płacowe czy elektroniczny obieg dokumentów i samoobsługę pracowniczą. Centralizuje procesy i uspójnia komunikację, wspierając codzienną organizację pracy całego zespołu.

 

Welcome pack dla pracownika 

Intranet przyspiesza i ułatwia wdrożenie do pracy poprzez automatyzację rutynowych zadań. Nowego pracownika warto jednak w firmie także odpowiednio powitać, w tym przygotować welcome pack, czyli zestaw powitalny, wręczany pierwszego dnia pracy (lub wysłany wcześniej). Taki pakiet również ułatwia start i wprowadza w kulturę organizacyjną, a ponadto buduje pozytywne emocje i dobre pierwsze wrażenie.

Welcome pack najczęściej zawiera:

  • sprzęt potrzebny do pracy (laptop, telefon, akcesoria biurowe),
  • materiały firmowe (notes, długopis, kubek itp.),
  • najważniejsze materiały (np. przewodnik po firmie, regulaminy, mapa biura, harmonogram pierwszych dni),
  • drobne upominki (np. gadżety, słodycze, list powitalny).

 

Jak dostosować intranet do procesu onboardingu – checklista

  • Określ cele. Zastanów się, co chcesz osiągnąć – zaoszczędzić czas działowi HR, lepiej zadbać o samopoczucie nowego pracownika, przyspieszyć jego wdrożenie? Jasno postawione cele ułatwiają wybór funkcjonalności intranetu, a następnie ocenę opłacalności inwestycji.
  • Wybór narzędzia. Możesz skorzystać z dużych systemów SaaS, zamówić indywidualne rozwiązanie albo postawić na praktyczną platformę intranetową jak web360, która łączy ich zalety. Wówczas otrzymasz jednocześnie możliwość dostosowania funkcjonalności, łatwą integrację z innymi narzędziami i stałe wsparcie techniczne.
  • Uruchomienie funkcji i modułów, przygotowanie struktury i zawartości intranetu. W ramach onboardingu warto przygotować jedną oddzielną sekcję dla nowych pracowników (np. „Pierwsze kroki w firmie”). Poza tym wykorzystaj funkcjonalności narzędzia, aby stworzyć archiwum dokumentacji, bazę jednostek i pracowników, plan obiektu itd. Popatrz na najważniejsze procesy także od strony pracownika, nie tylko swojej.
  • Testy i feedback. Udostępnij pilotażową wersję intranetu wybranej grupie pracowników i zbierz opinie. Na ich podstawie wprowadź poprawki, aby narzędzie było intuicyjne i zaspokajało rzeczywiste potrzeby użytkowników.
  • Szkolenie i utrzymanie. Pokaż pracownikom, jak korzystać z intranetu, przygotuj FAQ lub krótkie instrukcje. Systematycznie aktualizuj treści i rozwijaj narzędzie zgodnie z potrzebami firmy, aby pozostało praktycznym wsparciem nie tylko podczas onboardingu, lecz także w codziennej pracy.

Podsumowanie

Dobrze zaplanowane wdrożenie zwiększa satysfakcję i zaangażowanie pracowników, a jednocześnie poprawia retencję personelu i efektywność całej organizacji. Nieocenioną rolą HR w onboardingu jest wsparcie personalne: rozmowa, dobra rada, ale wiele rutynowych zadań można zautomatyzować dzięki intranetowi – warto przetestować to narzędzie.

FAQ:

  1. Co warto przygotować przed rozpoczęciem pracy nowo zatrudnionej osoby?

Już na etapie rekrutacji warto przygotować aktualne materiały i dokumenty, dostęp do wszystkich systemów oraz informacje o danym stanowisku, aby ograniczyć czas załatwiania kwestii formalnych i wdrożenia do pracy.

  1. Jak intranet wspiera proces onboardingu?

Sekcje intranetu dla nowych pracowników mogą obejmować m.in. bazę jednostek i pracowników, plan obiektu czy materiały szkoleniowe i checklisty, które ułatwiają odnalezienie się w organizacji i wejście w obowiązki.

  1. Jak efektywny onboarding wpływa na produktywność pracowników?

Sprawnie przeprowadzony proces onboardingu skraca czas dopełniania formalności i przyspiesza wdrożenie pracownika w nowe obowiązki, co przekłada się na jego produktywność w pierwszych tygodniach.