Jak dobrze wybrać system CMS? Sprawdź, czego potrzebuje Twoja organizacja i dobierz oprogramowanie

widok panelu systemu web360 na monitorze
30.01.2025

Wybór systemu CMS to decyzja o charakterze strategicznym. Odpowiednie oprogramowanie umożliwi łatwą budowę i utrzymanie serwisów internetowych, w tym zarządzanie treścią, rozbudowę i przeprowadzanie aktualizacji. Błędnie dopasowany system może prowadzić do problemów z wydajnością, ograniczeń funkcjonalnych czy chociażby utrudniać skalowanie, a przez to hamować swobodny rozwój.

W obecnych czasach brak znajomości języków programowania nie jest przeszkodą do prowadzenia własnej strony internetowej, ponieważ umożliwia to specjalistyczne oprogramowanie Content Management System. Narzędzia te powstały, aby każdy mógł stworzyć swoją własną witrynę, a potem wygodnie nią zarządzać - zmieniać teksty, dodawać i usuwać zdjęcia, grafiki, formaty video, rozbudowywać serwis o kolejne funkcjonalności, personalizować wygląd czy tworzyć kolejne podstrony. Na rynku dostępne są różne CMSy, mniej lub bardziej rozbudowane, o mniejszej lub większej liczbie funkcjonalności, w tym mocno specjalizowanych, o charakterze wręcz dziedzinowym. Do tych najbardziej zaawansowanych należą platformy multiportalowe, takie jak web360, umożliwiająca budowanie dowolnej liczby serwisów o specyficznych wymaganiach i precyzyjnie określonym celu, a także zarządzanie nimi z poziomu jednego panelu administracyjnego. Jest to CMS, który oferuje funkcje stworzone z myślą o wymaganiach różnych sektorów – szkolnictwa wyższego, administracji publicznej czy biznesu. 

Jaką rolę pełni obecnie strona internetowa? 

Dziś to Internet jest miejscem, w którym konsumenci szukają informacji o produktach lub usługach, załatwiają sprawy urzędowe czy robią zakupy. Strona www jest więc doskonałym narzędziem, które może stanowić dla nich punkt styku między marką a jej odbiorcami. Dobrze zbudowana i odpowiednio zarządzana pełni wiele ważnych funkcji, pomagając realizować cele biznesowe i statutowe, w zależności od rodzaju działalności organizacji – firmy, instytucji, uczelni. Jaką zatem rolę pełni strona internetowa?

  • Buduje świadomość

Stronę internetową można porównać do interaktywnej wizytówki. Jest dla konsumenta najlepszym sposobem na zebranie informacji o firmie, ale również narzędziem, które pomoże w kształtowaniu narracji o danym biznesie i budowaniu świadomości marki. Jej zawartość (grafiki, komunikaty, pliki tekstowe) ma za zadanie nie tylko napędzać rozwój działalności, ale również kreować jej wizerunek. 

  • Ułatwia komunikację

Strona www (w przeciwieństwie do sklepów czy instytucji, które działają tylko 8 h dziennie) jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.  Dlatego stanowi najlepszy sposób na pozostawanie z użytkownikami w stałym kontakcie. Regularnie wprowadzane aktualizacje ułatwiają użytkownikom szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co bezpośrednio wpływa na podtrzymanie zainteresowania oraz wzrost konwersji. 

  • Zwiększa widoczność i sprzedaż

Zwiększenie zysków ze sprzedaży to jeden z najbardziej istotnych powodów, dla których warto posiadać własną stronę www. Zwłaszcza jeśli jest to e-sklep lub działalność usługowa. Dobrze zarządzana witryna wyposażona we wbudowane narzędzia SEO, takie jak możliwość edytowania meta tagów, poprawia widoczność witryny w wynikach wyszukiwania, przekłada się na ruch na stronie, a tym samym ilość dokonywanych transakcji. 

  • Poprawia jakość obsługi klienta

Posiadanie strony internetowej to nieoceniona pomoc w obsłudze klienta. Wartościowe treści  np. dobrze sformułowane formularze Q&A pomagają w szybkim i bezproblemowym znalezieniu potrzebnych informacji, co zmniejsza liczbę połączeń telefonicznych. 

  • Wspiera realizację celów statutowych

W przypadku instytucji publicznych,  placówek edukacyjnych czy organizacji non-profit witryna web jest narzędziem wspierającym realizację celów statutowych, takich jak edukacja, informowanie czy promocja określonych wartości lub zachowań. 

  • Umożliwia analizę potrzeb użytkowników 

Strona www umożliwia zbieranie danych o użytkownikach. Dzięki możliwości analizy zachowań konsumenckich, ilości dokonywanych transakcji czy zapytań ofertowych można lepiej dopasować ofertę i rozwój serwisu do oczekiwań odbiorców.

  • Zapewnia zasięg na poziomie globalnym

Dzięki stronie www nie trzeba mieszkać w tym samym mieście, żeby korzystać z oferowanych usług lub się z nimi zapoznać. Wystarczy stabilne łącze z Internetem, aby użytkownicy mieli dostęp do witryny z każdego miejsca na ziemi. Pozwala to na dotarcie z przekazem do szerszego grona odbiorców oraz budowanie rozpoznawalność marki  na arenie międzynarodowej. 

Jakie są główne kryteria wyboru systemu CMS? 

Pierwszym krokiem do wyboru CMS-a powinna być dokładna analiza wymagań i celów działalności - zarówno tych krótko-, jak i długoterminowych. Już na początku należy określić, czy będzie to niewielki sklep internetowy o wąskiej kategorii produktów, portal administracji publicznej, strona firmy lub korporacji o rozbudowanej strukturze, a może sieć intranet w prężnie rozwijającej się organizacji? Warto sprecyzować również skalę projektu - zarządzanie kilkoma stronami jednocześnie będzie wymagało zupełnie innych rozwiązań niż prowadzenie bloga osobistego. Dlatego warto poznać najważniejsze kryteria wyboru systemu CMS: 

  • Skalowalność i elastyczność - posiadanie skalowalnego systemu CMS ma kluczowe znaczenie dla firm, które planują rozwój swojej działalności w przyszłości, nawet jeżeli są dopiero na początku swojej drogi. Oprogramowanie powinno pozwalać na bieżące dostosowywanie strony www do zmieniających się potrzeb biznesu, bez konieczności przeprowadzania kosztownych i czasochłonnych zmian technologicznych. Możliwość modyfikacji i rozbudowy witryny w dowolnym momencie i z poziomu jednego panelu administracyjnego zapewnia Platforma Multiportalowa web360.

  • Funkcjonalności – dostępne funkcjonalności CMS-ów bezpośrednio wpływają na efektywność zarządzania stroną, bezpieczeństwo danych, zadowolenie użytkowników i osiąganie celów biznesowych. Im jest ich więcej i im bardziej są wyspecjalizowane, tym większe możliwości zyskuje firma lub instytucja w zakresie zarządzania stroną internetową. Platforma web360 oferuje ponad 80 gotowych komponentów, obejmujących zarówno popularne moduły do tworzenia stron www, jak również rozwiązania dedykowane serwisom branżowym i instytucjonalnym. Umożliwiają one budowę zaawansowanych portali tematycznych oraz prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, wykorzystując różnorodne i angażujące formy interakcji z użytkownikami.

  • Wydajność - wydajny CMS pozwoli na płynną pracę portali, bez względu na ich liczbę, rosnącą ilość publikowanych treści czy ruch generowany każdego dnia. Strony będą ładować się szybko, co wpłynie na lepsze doświadczenia użytkowników (UX) i zwiększy konwersję.

  • Możliwości integracyjne - dobry system zarządzania powinien pozwalać na swobodną integrację portalu z innymi używanymi narzędziami, jak systemy CRM czy media społecznościowe, ale też systemy dziedzinowe używane w instytucjach. Elastyczność w tym aspekcie pozwoli na bardziej efektywne zarządzanie całą strategią on-line, zapewni wygodę i oszczędność czasu.

  • Łatwość obsługi - dobry CMS to system na tyle intuicyjny, by pozwolić na sprawne zarządzanie stronami www, niezależnie od ich ilości  czy  poziomu wiedzy technicznej osoby administrującej. Zgodnie z tą zasadą powstał multiportal web360,  posiadający jeden globalny panel sterowania, z poziomu którego można wygodnie przełączać się pomiędzy wieloma witrynami (bez konieczności ciągłego logowania) i swobodnie nimi zarządzać. Kod HTML generuje się automatycznie w odpowiedzi na zmiany wprowadzone zarówno w strukturze witryny, jak i w jej treści.

  • Bezpieczeństwo - kwestie bezpieczeństwa CMS-a, a więc i strony www, powinny być priorytetowe. Zapewnią je regularnie przeprowadzane aktualizacje, dwuskładnikowe uwierzytelnianie oraz możliwość definiowania uprawnień użytkowników. Producent systemu web360 zapewnia dodatkowo wsparcie techniczne zespołu programistów.

  • Dopasowanie do standardów i norm - strona internetowa powinna być dostępna dla wszystkich użytkowników oraz dopasowana do aktualnie obowiązujących wymogów prawnych. Multiportal web360 powstał w oparciu o zestaw wytycznych WCAG 2.1, których celem jest poprawa dostępności treści internetowych. Pozwala to na uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z dostosowaniem systemu do  wymogów prawnych oraz korzystanie z serwisów przez osoby z różnymi niepełnosprawnościami. 

Jakie ryzyko niesie ze sobą używanie nieprofesjonalnego systemu CMS?

Korzystanie z nieprofesjonalnych narzędzi CMS może nieść ze sobą szereg komplikacji. Z biegiem czasu, kiedy potrzeby strony będą rosły, mogą okazać się niewystarczające, aby strona mogła spełniać biznesowe lub instytucjonalne cele organizacji. Problemy mogą pojawić się już na etapie wydajności strony, na przykład w związku z rosnącą liczbą użytkowników. Nieprofesjonalne CMS-y często nie pozwalają na integrację z innymi narzędziami marketingowymi i znacznie ograniczają możliwości personalizacji stron, zwłaszcza osobom, które nie znają języków programowania. Ograniczony jest również dostęp do wsparcia technicznego, co z kolei przekłada się na wystąpienie większych trudności w przypadku awarii lub ataku hackerskiego.

Podsumowanie 

Bez strony www firmie czy instytucji trudno jest dziś dać się poznać, dotrzeć do pożądanej grupy odbiorców i wzbudzić ich zaangażowanie. Jest ona istotnym elementem każdej działalności organizacji, która chce zwiększyć swoje zasięgi i być konkurencyjna. Dlatego tak ważny jest właściwy wybór systemu CMS, który ma bezpośredni wpływ na funkcjonalności oraz łatwość zarządzania stroną. Oprogramowanie powinno być przy tym na tyle intuicyjne, aby osoby, które z niego korzystają nie miały problemu z efektywnym zarządzaniem treścią. Wybór CMS-a należy poprzedzić gruntowną analizą profilu działalności, oczekiwań i celów - zarówno tych krótko, jak i długoterminowych. Pod uwagę warto wziąć skalowalność i elastyczność systemu, możliwość jego integracji z innymi narzędziami oraz personalizacji, a także kwestie bezpieczeństwa i dopasowania do obowiązujących przepisów prawnych i standardów.