Premium

Dostęp do Modułu eWniosek

Informacja: Moduł eWniosek jest podstawowym modułem Systemu eBON umożliwiającym obłsugę składanych zdalnie wniosków on-line za pomocą elektronicznych formularzy na wybraną usługę.

Opcja dostępna w Pakiecie Premium

Strona, do której przypisany jest Moduł eWniosek oznaczona jest ikoną ikona modułu ewniosek

Dostęp do Modułu eWniosek możliwy jest z poziomu Drzewa stron umieszczonego Sekcji nawigacyjnej (zakładka Strony) poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy:

dostęp do modułu ewniosek
Dostęp do modułu eWniosek z poziomu drzewa stron w sekcji nawigacyjnej - wariant EDU

Lub z poziomu Aplikacji Zarządzania stronami na dwa sposoby:

    • bezpośrednio z Listy stron za pomocą ikony ikona link do modułu umieszczonej w kolumnie Akcje:
dostęp do modułu ewniosek
Dostęp do modułu eWniosek z poziomu listy stron w aplikacji zarządzenie stronami - wariant EDU
    • Formularza edycji strony, do którego dostęp odbywa się poprzez kliknięcie nazwy strony lub w ikonę Edycja wpisu
dostęp do modułu ewniosek
Lista stron w aplikacji do zarządzania stronami - przejście do formularza edycji - wariant EDU
formularz edycji strony link do modułu
Formularz edycji strony - link do modułu - wariant EDU

Interfejs Modułu eWniosek

Informacja: Podstawowym widokiem Modułu eWniosek jest Lista wypełnień.

interfejs modułu ewniosek
interfejs modułu eWniosek -  lista wypełnień - wariant EDU

1. Menu modułu:

    • Lista wypełnień - podstawowy widok modułu
    • Typy dokumentów - dynamiczny słownik typów 
    • Konfiguracja - konfiguracja modułu

2. Menu modułu - dodatkowe. Powielenie pozycji z menu aplikacji.  zwiń menu umożliwia zwijanie i rozwijanie tej sekcji.

3. Przyciski:

  • zarządzanie wyświetlaniem kolumn - umożliwiający zarządzanie wyświetlaniem kolumn w gridzie,  kolumna włączona
  • reset ustawień kolumn - resetujący ustawienia wyświetlania kolumn,
  • eksport do csv i pdf - eksport danych z listy do formatów .csv oraz .pdf
  • czyszczenie filtrów w girdzie - czyszczący wszystkie ustawienia zawężające (filtrujące) wyniki na gridzie

4. Grid z listą wypełnień - wybrane kolumny mają możliwość sortowania kontrolka do sortowania kolumn w gridzie, wyszukiwania oraz filtrowania danych

  • Kolumna umożliwiające zaznaczenie grupy wierszy bądź pojedynczego

Wskazówka: Zaznaczenie rekordu odbywa się za pomocą lewego przycisku myszy, zaznaczenie dodatkowego z przytrzymanym klawiszem Ctrl, zaznaczenie grupy z przytrzymanym klawiszem Shift. Wszystkie rekordy na danej stronie możliwe są do zaznaczenia po wyborze pola "checkbox" w nagłówku 1 kolumny. 

  • Numer - zgłoszonego wniosku - sposób generowania numeru dostępny jest w konfiguracji modułu,
  • Autor - dane użytkownika składającego wniosek, w tym miejscu możliwe jest pojawienie się dodatkowych statusów:
    • status konsultacji w przypadku procedury konsultacji wniosku,
    • status brak przypisania w przypadku braku przypisania złożonego wniosku do użytkownika obsługującego,
  • Data wypełnienia - z możliwością zawężenia wyników kontrolką data picker kontrolka data picker do wybory daty (domyślne sortowanie wpisów)
  • Status - danego wniosku:
    lista statusów wniosków
  • Przypisany - użytkownik przypisany do obsługi wniosku, może on delegować wniosek do konsultacji, zmieniać statusy, a także zamykać wniosek, 
  • Konsultacje - informacja o aktualnym statusie konsultacji wpisu: aktywny tak, status nieaktywnynie,
  • Wniosek zamknięty - informacja czy dany wniosek został zamknięty: aktywny tak, status nieaktywnynie,
  • Przypisany do konsultacji - dane użytkownika konsultującego wniosek,
  • Kolumna Akcje:
    • Edycja wpisu przejście do formularza edycji wniosku
    • ikona akceptacji zamknięcie wniosku, ikona widoczny tylko gdy dany wniosek posiada status "Zaakceptowany"
  • Zarządzanie wynikami na stronie oraz paginacjaliczba wyników w gridzie  paginacja wyników na gridzie

Konfiguracja

Uwaga: Konfiguracja Modułu eWniosek jest niezbędna i stanowi pierwszy etap po dodania nowej Strony z przypisanym Modułem eWniosek.

W pierwszej kolejności należy wskazać, z jakiego elektronicznego formularza ma korzystać Moduł eWniosku. Elektroniczne wnioski są to formularze utworzone w Aplikacji Ankiety - typ Ankieta umieszczona w treści (z możliwością oznaczenia jako wymagającej zalogowania). Sposób definiowania ankiet opisany jest tutaj.

komunikat braku zdefiniowanej ankiety
Konfiguracja Modułu eWniosek - komunikat braku dostępnych ankiet - wariant EDU

Konfiguracja Modułu eWniosek odbywa się z poziomu zakładek:

  • TREŚĆ - podstawowa zakładka umożliwiająca wybór elektronicznego formularza wniosku (o ile został dodany w Aplikacji Ankiety) - za pomocą pola "Wniosek" oraz pole "Treść" pole WYSIWYG umożliwiające dodanie treści opisowych wyświetlanych na szczegółach wniosku na froncie systemu.
    konfiguracja modułu - zakładka treść
    Konfiguracja Modułu eWniosek - zakładka treść - wariant EDU

    Uwaga: W przypadku przynajmniej jednego wypełnienia elektronicznego formularza przypiętego do danego wniosku możliwość jego zmiany zostanie zablokowana.

    konfiguracja - zmiana wzoru wniosku
    Konfiguracja Modułu eWniosek - komunikat blokady zmiany elektronicznego formularza - wariant EDU

  • NUMERACJA - zakładka umożliwiająca definicje symbolu wchodzącego w skład numeru wniosku, sposób generowania numeru wniosku: NR/SYMBOL/MM/RRRR
    konfiguracja ewniosku - numeracja
    Konfiguracja Modułu eWniosek - zakładka numeracja - wariant EDU

  • POWIADOMIENIA - zakładka pozwalająca na ustawienia parametrów związanych z obsługą powiadomień mailowych dotyczących składanych wniosków w tym zmiany ich statusów.
konfiguracja modułu - powiadomienia
Konfiguracja Modułu eWniosek - zakładka Powiadomienia

 

    • Skrzynka nadawcza - pole wyboru umożliwiające wybór skrzynki pocztowej odpowiedzialnej za wysyłkę powiadomień mailowych z modułu,
    • Tagi - pole wyboru umożliwiające wstawienie w dowolne miejsce edytora treści WYSIWYG tzw. "Tagu" czyli pola automatycznie podstawiającego dane w zakresie:
      pole wyborów tagów

    • Edytory tekstowe WYSIWYG - pola umożliwiające tworzenie dowolnej treści powiadomień mailowych w zakresie:
      • Szablon powiadomienia dla wnioskującego z potwierdzeniem wypełnienia wniosku,
      • Szablon powiadomienia o zmianie przypisanego do wniosku,
      • Szablon powiadomienia o zmianie przypisanego do konsultacji,
      • Szablon powiadomienia o zmianie statusu wniosku,
      • Szablon powiadomienia o zakończonych konsultacjach,
      • Szablon powiadomienia o nowej wiadomości,
    • konfiguracja modułu - edytor tekstowy
      Konfiguracja Modułu eWniosek - przykład edytora tekstowego wysiwyg ze wstawionym tagiem Nazwa wniosku 

  • ZDJĘCIA - zakładka umożliwiająca dodanie zdjęć wyświetlanych w szczegółach wniosku na froncie systemu,
konfiguracja - zdjęcia
Konfiguracja Modułu eWniosek - zakładka zdjęcia - wariant EDU

  • PLIKI - zakładka umożliwiająca wgranie dodatkowych plików wyświetlanych w szczegółach wniosku na froncie systemu,
konfiguracja - pliki
Konfiguracja Modułu eWniosek - zakładka pliki- wariant EDU

Ustawienia należy zapisać przy użyciu przycisku przycisk zapisz, który znajduje się na dole każdej z zakładek.

Przypisanie użytkownika do obsługi wniosku

Informacja: Pierwszym etapem edycji złożonego wniosku jest przypisanie użytkownika odpowiedzialnego za jego obsługę. Wniosek, który wymaga przypisania oznaczony jest na liście wypełnień odpowiednim ststusem status brak przypisania.

Aby przypisać użytkownika do obsługi wniosku należy przejść do jego edycji wybierając ikonę Edycja wpisu znajdującą się w kolumnie "Akcje" listy wypełnień.

przejście do edycji wniosku
Przypisanie użytkownika do obsługi wniosku - przejście do formularza edycji wniosku - wariant EDU

Następnie na formularzu edycji w polu "Przypisany" wskazujemy użytkownika odpowiedzialnego za obsługę wniosku i zapisujemy ustawienia za pomocą przycisku przycisk zapisz

edycja wniosku - przypisanie użytkownika do obsługi
Przypisanie użytkownika do obsługi wniosku - formularz edycji wniosku - wariant EDU

Informacja: Po zapisie system wygeneruje powiadomienie mailowe do użytkownika przypisanego do obsługi wniosku. Treść powiadomienia definiowana jest w konfiguracji Modułu eWniosek.

Formularz edycji wniosku

Tak jak w przypadku przypisania użytkownika do obsługi wniosku aby przejść do formularza edycji wniosku należy wybrać ikonę Edycja wpisu znajdującą się w kolumnie "Akcje".

Formularz edycji wniosku składa się z zakładek:

  • TREŚĆ - podstawowy widok formularza złożonego wniosku, w ramach którego wyświetlane są następujące informacje:
formularz edycji wniosku
Formularz edycji wniosku - wariant EDU
    • Dane wnioskującego - pochodzące bezpośrednio z konta użytkownika składającego wniosek,
    • Dane wniosku - podstawowe informacje dotyczące elektronicznego formularza (ankiety) przypiętego do wniosku,
    • Treść - dane uzupełnione przez użytkownika składającego wniosek,
    • Hasło pliku z odpowiedziami - wnioski mają możliwość pobrania uzupełnionych danych. Odbywa się to za pomocą przycisku "Pobierz wniosek" znajdującego się w dolnej części formularza. Dane pobierane są do zarchiwizowanego pliku, który wymaga podania hasła z tego pola.
    • Status wniosku - możliwość ręcznej zmiany statusu dla wniosku skutkujące po zapisie ustawień wysyłkę powiadomienia mialowego z treścią defioniowaną w konfiguracji modułu,
    • Przypisanie wniosku - możliwość zmiany użytkownika odpowiedzialnego za obsługę wniosku,
    • Notatka - dodatkowe pole tekstowe umżliwiające dodanie krótkiego opisu do wniosku.

  • DOKUMENTACJA - zakładka zbierająca dokumenty przypisane do wniosku, zarówno te przesłane przez użytkownika składającego wniosek jak i wgrane przez użytkownika przypisanego do obsługi wniosku, 

Uwaga: Każdy wgrany plik do zakładki DOKUMENTACJA wymaga uzupełnienia poniższych wymaganych danych. Dostępne są one po rozwinięciu kontrolki pliku. Typy dokumentów są dynamicznym słownikiem definiowanym w module z poziomu pozycji "Typy dokumentów" w Menu modułu.

edycja wniosku - zakładka dokumentacja
Widok rozwiniętej kontrolki pliki z podświetlonymi wymaganymi do uzupełnienia polami - wariant EDU

  • KONSULTACJA - zakładka umożliwiająca przekazanie wniosku do konsultacji przez innego użytkownika. Po zaznaczeniu pola "Konsultacje" na formularzu pojawi się pole wyboru umożliwiające wybór użytkownika.
edycja wniosku zakładka konsultacja
Zakładka konsultacje - wybór użytkownika przypisanego do konsultacji wniosku - wariant EDU

Po zapisie system wygeneruje powiadomienie mailowe z treścią zdefiniowaną w konfiguracji modułu do użytkownika przypisanego do konsultacji wniosku.

Uwaga: Wniosek będący w procesie konsultacji ma zablokowaną możliwość zmiany statusu oraz zmiany użytkownika przypisanego do obsługi wniosku.

zablokowane pola wniosku będącego w konsultacjach
Zablokowane pola wniosku będącego w konsultacjach

Dodatkowo wniosek będący w procesie konsultacji oznaczony będzie specjalnym labelem status konsultacji widocznym na Liście wniosków.

Użytkownik przypisany do konsultacji będzie mógł przesłać wiadomość do użytkownika przypisanego do obsługi wniosku oraz zamknąć proces konsultacji. Zarówno przesłanie wiadomości jak i zamknięcie konsultacji wywoła wysłanie powiadomienia mailowego z treścią zdefiniowaną w konfiguracji modułu do użytkownika przypisanego do obsługi wniosku.

konsultacja wniosku - pole na wpisanie wiadomości
Zakładka konsultacji - widok dla użytkownika przypisanego do konsultacji - wariant EDU

Całość historii konsultacji - przesyłanych wiadomości - będzie dostępna również na tej zakładce.

widok historii konsultacji
Widok historii konsultacji wniosku

Informacja: Wniosek do momentu zamknięcia może być wielokrotnie przypisywany do konsultacji.

  • WIADOMOŚCI - zakładka umożliwia przesyłanie wiadomości do użytkownika, który złożył wniosek. Po przesłaniu wiadomości - przycisk "Wyślij wiadomość"- system wygeneruje powiadomienie mailowe z treścią zarządzaną z poziomu konfiguracji modułu. Użytkownik skłądający wniosek będzie miał również dostęp do wiadomości z poziomou ustawień swojego konta na froncie systemu.
formularz wiadomości
Formularz wiadomości do użytkownika składającego wniosek - wariant EDU

Odpowiedz użytkownika składającego wniosek również będzie dostępna na tej zakładce. Jeśli w ramach odpowiedzi użytkownik prześlę plik (załącznik) to zostanie on również dodatkowo automatycznie odłożony na zakładce DOKUMENTY.

wiadomości - odpowiedź użytkownika
Zakładka wiadomości - widok z odpowiedzią użytkownika składającego wniosek - wariant EDU

  • HISTORIA - zakładka wyświetlająca zmiany/operacje na wniosku.
zakładka historia
Zakładka historia wyświetlająca operacje na wniosku 

Typy dokumentów

Moduł eWniosek posiada możliwość definiowania słownika dodatkowych typów dokumentów, które wybierane są przy opisie plików dokumentacji wniosku - Edycja wniosku > zakładka DOKUMENTY.

Domyślnie w module zdefiniowane są następujące typy:

  • Orzeczenie
  • Medyczny (zwolnienie lekarskie)
  • Medyczny (zaświadczenie lekarskie)
  • Medyczny (opinia lekarska)

Aby dodać nowy typ dokumentu należy wybrać przycisk przycisk dodaj

typy dokumentów
Dostęp do słownika dokumentów - wariant EDU
dodawanie nowego typu dokumentu
Dodawanie nowego typu dokumentu - wariant EDU

Formularz należy zapisać przy użyciu przycisku przycisk zapisz, który znajduje się w jego dolnej części.

Konto użytkownika składającego wnioski

Użytkownik frontu Systemu eBON, składający elektroniczny wniosek, ma dostęp do wszystkich złożonych wniosków z poziomu Ustawień konta > Moje wnioski.

front moje wnioski

Aby przejść do edycji złożonego wniosku należy wybrać jego numer.

front - przejście do edycji wniosku

Formularz edycji wniosku podzielony jest na zakładki:

  • SZCZEGÓŁY - podsawowe dane złożonego wniosku,

front szczegóły wniosku

  • WIADOMOŚCI - możliwość przesłania wiadomości tekstowej do użytkownika obsługującego dany wniosek

front wiadomości

  • PLIKI - możliwość przesłania plików/dokumentów do użytkownika obsługującego dany wniosek

front pliki