Autorski system CMS vs rozwiązania Open Source – co wybrać?

Spis treści:

Czym jest CMS i dlaczego ma znaczenie?
  Co oznacza autorski system zarządzania treścią?
  Czym jest system CMS typu Open Source?
  Autorski system CMS czy Open Source CMS - kryteria wyboru
    Koszt uruchomienia i całkowity koszt posiadania
    Czas wdrożenia
    Elastyczność i możliwość rozwoju
    Bezpieczeństwo
    Aktualizacje i zgodność komponentów
    Wsparcie techniczne i odpowiedzialność
    Integracje z innymi systemami
    Zarządzanie wieloma portalami
    Dostępność cyfrowa i zgodność z wymaganiami
    Komfort pracy
Autorski CMS czy Open Source - co wybrać?
FAQ 

System zarządzania treścią najczęściej jest wybierany na początku projektu, gdy najwięcej uwagi poświęca się projektowi graficznemu, strukturze i zakresowi treści. Tymczasem ma on ogromne znaczenie przede wszystkim podczas codziennej pracy osób, które go obsługują, wdrażania nowych funkcjonalności, integrowania formularzy z systemami wewnętrznymi i dostosowywania strony do zmieniających się wymagań i trendów.

System zarządzania treścią najczęściej jest wybierany na początku projektu, gdy najwięcej uwagi poświęca się projektowi graficznemu, strukturze i zakresowi treści. Tymczasem ma on ogromne znaczenie przede wszystkim podczas codziennej pracy osób, które go obsługują, wdrażania nowych funkcjonalności, integrowania formularzy z systemami wewnętrznymi i dostosowywania strony do zmieniających się wymagań i trendów.

Dlatego przy wyborze należy spojrzeć na następujące kwestie:

• całkowity koszt utrzymania,
• model odpowiedzialności,
• dostępność wsparcia technicznego,
• możliwości rozwoju,
• zarządzanie aktualizacjami,
• pewność, że dostawca nagle nie zakończy działalności.

Czym jest system CMS i dlaczego ma znaczenie?

CMS, czyli Content Management System, to system służący do tworzenia, publikowania, porządkowania i aktualizowania treści w serwisach internetowych. Dzięki niemu redaktor może dodawać podstrony, aktualności, wydarzenia, dokumenty, zdjęcia lub formularze bez konieczności każdorazowego angażowania programisty.
W prostym serwisie firmowym CMS może pełnić funkcję intuicyjnego i wygodnego panelu administracyjnego. W dużej organizacji jego rola jest zupełnie inna. System może obsługiwać wiele portali, setki redaktorów, rozbudowaną strukturę uprawnień, proces akceptacji publikacji, wspólne repozytorium plików, wersje językowe, intranet, serwisy jednostek organizacyjnych i integracje z zewnętrznymi bazami danych.

Co oznacza autorski system zarządzania treścią?

Autorski CMS to oprogramowanie stworzone i rozwijane przez jednego producenta. Jego kod nie jest publicznie dostępny, a korzystanie odbywa się zgodnie z warunkami udzielonej licencji.

Z kolei dedykowane systemy CMS pozwalają na pełne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb klienta. Warto rozróżnić te dwa pojęcia, bo nie mogą być stosowane zamiennie. Dedykowany system CMS to taki, który jest stworzony na zamówienie konkretnego klienta i używany przez niego z zastrzeżeniem, że żadna inna firma czy organizacja nie będzie z niego korzystać. W takim przypadku przekazywany jest nawet dostęp do kodu, a producent oprogramowania nie odpowiada za jego dalsze utrzymanie.

Dojrzały autorski CMS może być gotowym, wielokrotnie wdrożonym produktem, który posiada standardowy zestaw funkcji i jednocześnie pozwala na konfigurację, integrację oraz rozbudowę zgodnie z potrzebami konkretnej organizacji.

Tak działa między innymi Platforma Multiportalowa web360, czyli autorski system CMS rozwijany przez firmę OPTeam. Rozwiązanie pozwala zarządzać wieloma portalami w jednym środowisku, korzystać z gotowych komponentów, budować strukturę uprawnień i tworzyć serwisy dla uczelni, administracji publicznej oraz biznesu. Pokazuje, że wcale nie potrzeba tworzyć dedykowanego systemu zarządzania treścią, by zaspokoić potrzeby różnych organizacji. Platforma web360 została zaprojektowana w taki sposób, że klienci z różnych sektorów znajdą  funkcjonalności, które odpowiadają ich potrzebom.

Czym jest system CMS typu Open Source?

Systemy zarządzania treścią typu Open Source to systemy z dostępem do kodu źródłowego na zasadach otwartej licencji. W zależności od jej warunków użytkownicy mogą analizować kod, modyfikować go, rozwijać i tworzyć własne dodatki. Najpopularniejsze platformy skupiają wokół siebie rzesze użytkowników, którzy wymieniają się pomysłami, rozszerzeniami i gotowymi rozwiązaniami do dalszej modyfikacji zgodnie z potrzebami organizacji.
Największą zaletą tego modelu jest dostępność. Organizacja może rozpocząć pracę bez zakupu klasycznej licencji na sam CMS, wybrać wykonawcę spośród wielu agencji oraz korzystać z rozbudowanej bazy dodatków. Warto mieć na uwadze, że Open Source wcale nie oznacza bezpłatny. Autorzy niektórych dodatków i szablonów graficznych pobierają opłaty za udostępnianie swoich produktów.

Pozostałe koszty mogą objąć m.in. analizę, projekt, konfigurację, stworzenie szablonu, dobór i dostosowanie rozszerzeń, hosting, aktualizacje, monitoring, kopie zapasowe, audyty bezpieczeństwa oraz pracę programistów.

Autorski system CMS czy Open Source CMS - kryteria wyboru

Wybierając system zarządzania treścią warto kierować się następującymi kryteriami:

• koszt uruchomienia i całkowity koszt posiadania,
• czas wdrożenia,
• elastyczność i możliwość rozwoju,
• bezpieczeństwo,
• aktualizacje i zgodność komponentów,
• wsparcie techniczne,
• integracja z innymi systemami,
• zarządzanie wieloma stronami,
• dostępność cyfrowa i zgodność z wymaganiami,
• komfort pracy.

Koszt uruchomienia i całkowity koszt posiadania

Open source CMS często ma niższy próg wejścia, zwłaszcza gdy powstaje pojedyncza, nieskomplikowana strona. Nie trzeba płacić za podstawową licencję, a wiele funkcji można dodać za pomocą gotowych rozszerzeń.

Koszt wdrożenia to jednak tylko część wydatków. Przy ocenie systemu trzeba uwzględnić jego TCO, czyli całkowity koszt posiadania w kilkuletniej perspektywie. Obejmuje on utrzymanie infrastruktury, aktualizacje, naprawę błędów, obsługę incydentów, rozwój integracji, zakup płatnych dodatków, testy zgodności oraz pracę administratorów i programistów.

W systemie open source koszty mogą być rozproszone pomiędzy wielu dostawców. W modelu autorskim częściej występuje jedna umowa obejmująca licencję, aktualizacje, wsparcie i rozwój. Autorski CMS to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo, ponieważ oprócz samego oprogramowania użytkownik zyskuje aktualizacje, wsparcie techniczne producenta i zgodność z WCAG 2.2. Do tego standardowa wersja platformy web360 jest dostępna bezpłatnie.

Czas wdrożenia

Popularny open source CMS umożliwia szybkie uruchomienie standardowego serwisu, szczególnie gdy można wykorzystać istniejący szablon oraz gotowe rozszerzenia. To dobre rozwiązanie dla podstawowych projektów, gdzie strona przyjmuje formę prostej wizytówki.

Rozwinięte organizacje często potrzebują m.in. wielu portali, wspólnego logowania, a także mają rozbudowany system ról i uprawnień, oczekują centralnego repozytorium plików i mechanizmów współdzielenia treści. Wtedy tworzenie systemu na bazie Open Source może być bardziej czasochłonne i odbywać się metodą prób i błędów. Autorski CMS wyspecjalizowany w określonym typie wdrożeń może posiadać potrzebne mechanizmy już w standardzie.

Istotne mogą być również narzędzia wspierające komunikację z klientami, takie jak formularze kontaktowe, zapisy online, newslettery, strefy klienta czy integracje z systemem CRM. Pozwalają one sprawniej obsługiwać zapytania, zbierać dane kontaktowe i przekazywać pozyskane lądy do działu sprzedaży.

Elastyczność i możliwość rozwoju

Open source daje dostęp do kodu i nie ogranicza organizacji do jednego producenta. Teoretycznie każda firma posiadająca odpowiednie kompetencje może przejąć rozwój serwisu. Plusem takiego rozwiązania jest duża elastyczność, ale może się zdarzyć, że po aktualizacjach niektóre dodatki staną się niedostępne. Otwarty dostęp do kodu źródłowego rodzi też ryzyko powstania luk w zabezpieczeniach. 

W autorskim CMS rozwój najczęściej prowadzi producent lub jego partnerzy. Zaletą jest znajomość architektury systemu i możliwość wprowadzania zmian bez ingerowania w przypadkowy zestaw rozszerzeń oraz większe bezpieczeństwo. Ograniczeniem może być mniejsza swoboda wyboru wykonawcy.

Przy wyborze liczą się są dostępność API, dokumentacja integracyjna, zasady tworzenia rozszerzeń, harmonogram aktualizacji i możliwość eksportu danych.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo zależy od:

• jakości kodu,
• częstotliwości aktualizacji,
• infrastruktury,
• sposobu zarządzania kontami,
• monitoringu,
• procedur obowiązujących po stronie administratorów i redaktorów.

W przypadku Open Source zdarza się, że niektóre wtyczki przestają być aktualizowane z dnia na dzień, bez żadnego powiadomienia, co może negatywnie wpływać na bezpieczeństwo. Oczywiście, autorski CMS również może mieć luki, ale jego przewaga polega na tym, że producent szybciej je wychwyci i usunie, wprowadzając odpowiednią aktualizację.

Przed wdrożeniem należy sprawdzić zasady raportowania podatności, zakres testów, częstotliwość aktualizacji, politykę kopii zapasowych, rejestrowanie aktywności oraz warunki reakcji na incydenty.

Aktualizacje i zgodność komponentów

W środowisku Open Source elementy portalu mogą pochodzić od różnych programistów i zdarza się, że prowadzi to do konfliktów. Autorski system CMS może ograniczać liczbę niezależnych dostawców komponentów. Producent rozwija rdzeń i oficjalne moduły jako część jednego produktu. Pozwala to uporządkować proces aktualizacji, choć klient powinien zweryfikować, jak długo będzie otrzymywać nowe wersje, jaki jest zakres opieki serwisowej i czy aktualizacje wymagają dodatkowych prac wdrożeniowych.

Wsparcie techniczne i odpowiedzialność

Oprogramowanie Open Source z reguły nie gwarantuje wsparcia i tego, że ktoś weźmie odpowiedzialność za stosowanie jego rozwiązań. Wyjątkiem są przypadki, gdy proces jest realizowany przez konkretnego integratora lub agencję. W modelu autorskim producent jest naturalnym punktem kontaktu w sprawach rozwoju systemu, błędów i aktualizacji. Warto jednak dokładnie przeanalizować SLA, by uniknąć nieporozumień.

Integracje z innymi systemami

Współczesne portale mogą wymieniać dane np. z CRM, ERP, systemem obiegu dokumentów, katalogiem pracowników, systemem rekrutacyjnym, płatnościami, platformą e-commerce, narzędziami analitycznymi lub usługami logowania. Autorski lub dedykowany system CMS może zostać rozwinięty pod konkretną integrację.

Zarządzanie wieloma portalami

Platforma multiportalowa pozwala tworzyć i obsługiwać wiele serwisów w jednym środowisku. Ułatwia stosowanie wspólnych standardów, zarządzanie rolami, ponowne wykorzystywanie komponentów i utrzymywanie spójności wizualnej. W przypadku platformy web360 są również dostępne aplikacje webowe i e-usługi. Pozwala też na obniżenie kosztów, bo nadal używa się tego samego systemu CMS.

Zestaw profesjonalnych komponentów

Uzyskaj bezpłatny dostęp i w dowolnym momencie dobieraj potrzebne funkcjonalności

Z Platformy Multiportalowej web360 możesz korzystać bezpłatnie w ramach pakietu Standard, który zawiera niemal 40 gotowych komponentów najczęściej wykorzystywanych do tworzenia stron internetowych. W każdej chwili można je uzupełnić o dodatkowe, dobrane spośród specjalistycznych komponentów pakietu Premium, które pozwalają na budowę zaawansowanych portali dziedzinowych i prowadzenie efektywnej współpracy z otoczeniem, opartej o bardzo zróżnicowane i angażujące użytkowników formy interakcji.

Załóż darmowe konto

Przykładem zastosowania takiej architektury jest CMS dla szkolnictwa, który może obsługiwać portal główny uczelni, strony wydziałów i jednostek, intranet, serwisy rekrutacyjne oraz inne portale dziedzinowe. Podobnie działają CRM dla administracji oraz CRM dla biznesu.

Dostępność cyfrowa i zgodność z wymaganiami

Nawet poprawnie przygotowany szablon może z czasem wypełnić się treściami zawierającymi nieprawidłową hierarchię nagłówków, nieopisane zdjęcia, niezrozumiałe linki lub niedostępne dokumenty. System może wspierać użytkowników poprzez walidację treści, wymuszanie uzupełniania określonych pól, kontrolę struktury materiału i zarządzanie opisami alternatywnymi. W przypadku platformy web360 może się to odbywać z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Komfort pracy

Redaktorzy powinni móc samodzielnie przygotowywać strony, aktualizować treści, dodawać materiały i korzystać z zatwierdzonych komponentów bez ingerencji w kod. W autorskim systemie producent ma większą kontrolę nad spójnością panelu i sposobem działania komponentów. Przed wdrożeniem warto przeprowadzić testy z udziałem przyszłych użytkowników.

Autorski CMS czy Open Source - co wybrać?

Open source CMS może być wyborem dla organizacji, której potrzeby mieszczą się w standardowym zakresie, a zespół potrafi świadomie zarządzać aktualizacjami, bezpieczeństwem i jakością rozszerzeń. Autorski system CMS sprawdza się tam, gdzie liczy się spójna architektura, jeden kierunek rozwoju, wyspecjalizowane komponenty i odpowiedzialność konkretnego producenta. Dlatego w wielu przypadkach jest to bezpieczniejsze, wygodniejsze i tańsze rozwiązanie. Korzystając z usług firmy zewnętrznej, można ograniczyć dział IT do niezbędnego minimum lub nie mieć go wcale.

FAQ

1. Czym jest system CMS?

CMS to system służący do tworzenia, publikowania, porządkowania i aktualizowania treści na stronach oraz portalach internetowych.

2. Co oznacza autorski system CMS?

Autorski CMS jest rozwijany przez jednego producenta, który odpowiada za jego kod, aktualizacje, funkcje i wsparcie techniczne.

3. Czym jest Open Source CMS?

Open Source CMS to system udostępniany na otwartej licencji, która pozwala analizować, modyfikować i rozwijać jego kod źródłowy.

4. Czy Open Source CMS jest bezpłatny?

Nie zawsze. Sam system może być dostępny bez opłaty licencyjnej, ale płatne mogą być wdrożenie, szablony, dodatki, hosting, aktualizacje i praca programistów.

5. Który CMS można wdrożyć szybciej?

Open Source CMS może przyspieszyć uruchomienie standardowej strony. Przy rozbudowanych portalach autorski CMS może być szybszy, jeżeli potrzebne funkcje posiada już w standardzie.

6. Który system CMS jest bardziej elastyczny?

Open Source zapewnia dostęp do kodu i większy wybór wykonawców. Autorski CMS może natomiast oferować spójniejszy rozwój i lepsze dopasowanie do określonych potrzeb.

7. Od czego zależy bezpieczeństwo CMS-u?

Od jakości kodu, aktualizacji, infrastruktury, zarządzania kontami, monitoringu oraz procedur stosowanych przez administratorów i redaktorów.

8. Kto zapewnia wsparcie techniczne dla CMS-u?

W przypadku autorskiego CMS-u odpowiada za nie zazwyczaj producent. Przy Open Source wsparcie wymaga najczęściej podpisania umowy z agencją lub integratorem.

9. Kiedy warto wybrać platformę multiportalową?

Gdy organizacja zarządza wieloma stronami, aplikacjami, użytkownikami, uprawnieniami i wspólnymi treściami w jednym środowisku. Sprawdza się również w przypadku rozbudowanych kampanii marketingowych, które wymagają tworzenia landing page'y produktowych lub usługowych.

10. Autorski CMS czy Open Source – co wybrać?

Open Source sprawdzi się przy standardowych potrzebach i odpowiednich kompetencjach technicznych. Autorski CMS warto rozważyć przy rozbudowanej architekturze, wielu portalach, integracjach i potrzebie współpracy z jednym producentem.

Damian Stanisławczyk
Product Owner