Sprawnie i kompleksowo

Obsługa wydarzeń stacjonarnych, hybrydowych i online

Oszczędzaj czas i koszty organizacji konferencji, webinariów, sympozjów, seminariów, szkoleń, kursów i innych wydarzeń offline oraz online, dzięki unifikacji działań związanych z rejestracją i obsługą uczestników. Korzystaj z praktycznego systemu, który wspomaga organizatorów, autorów i recenzentów w wypełnianiu ich obowiązków informacyjnych dotyczących danego wydarzenia. Działaj profesjonalnie i nowocześnie, dbając o sprawną komunikację z ich uczestnikami i budując wizerunek wysokiej jakości eventów.

Konferencja

Automatyzacja procesów

Cyfryzacja procesów związanych z organizacją wydarzeń

System Obsługi Konferencji wspiera organizację pojedynczych i cyklicznych wydarzeń, o bardzo zróżnicowanym charakterze. Od typowych, trwających jeden dzień spotkań, po kilkudniowe, bardziej rozbudowane. Umożliwia jednoczesną publikację dowolnej ilości różnego rodzaju eventów prezentowanych w formie listy lub kalendarza z wykazem zrealizowanych, bieżących i zaplanowanych. Automatyzuje procesy związane z przygotowaniem eventu – rejestracją uczestników, dopełnianiem formalności, zarządzaniem informacją i komunikacją dotyczącą organizacji.

Personalizowana witryna

Prezentacja wydarzenia

Personalizowana witryna dla każdego wydarzenia

Indywidualny szablon graficzny wraz z możliwością modyfikacji (no-code page builder) daje możliwość stworzenia dedykowanej witryna dla dowolnego wydarzenia. Poprzez duplikowanie istniejącego eventu można w szybki sposób na podstawie istniejącej strony stworzyć nową dla kolejnego wydarzenia. Dedykowana witryna posiada wydzieloną sekcją główną zawierającą podstawowe informacje, jak termin czy miejsce, listę prelegentów, listę partnerów z kategoryzacją statusu sponsor medialny lub technologiczny czy inny, miejscem prezentacji materiałów promocyjnych, a także formularzem zgłoszeniowym, który można dowolnie konfigurować pod względem ilości i rodzajem pól.

Narzędzia organizatorów

Zestaw praktycznych narzędzi dla organizatorów wydarzeń

Zestaw narzędzi wspiera organizatorów na każdym etapie procedury przygotowywania i obsługi wydarzenia o dowolnym charakterze – czy to naukowego, czy biznesowego. Począwszy od publikacji informacji na jego temat, poprzez promocję zawartości merytorycznej, prezentację sylwetki prelegentów, rejestrację osób zainteresowanych i potwierdzanie zgłoszeń, aż po komunikację z uczestnikami poprzez wysyłkę powiadomień mailowych, dotyczących np. zmiany statusu uczestnictwa czy bieżących spraw z zakresu organizacji.

Konferencja

Rejestr wydarzeń planowanych, zatwierdzonych, archiwalnych.

Opcja wyszukiwania informacji według ustalonych kryteriów.

Rejestr sponsorów i partnerów – firm, uczelni, instytucji, osób prywatnych.

Rejestr uczestników dla każdego wydarzenia w opcją generowania listy.

Baza noclegowa z listą obiektów i przekierowaniem do rezerwacji.

Repozytorium materiałów udostępnianych uczestnikom wydarzenia.

Weryfikacja i edycja zgłoszeń  w zakresie akceptacji i potwierdzenia.

Definicja harmonogramu dnia wraz z sesjami towarzyszącymi.

Obsługa zapisów online bez posiadania konta dla zalogowanych użytkowników.

Opcja limitów zapisów z automatycznym tworzeniem listy rezerwowej.

Interaktywna lista obecności z opcją wydruku papierowej listy obecności.

Interaktywna mapa konferencji z możliwością wygenerowania ścieżek dojścia.

Kreator identyfikatorów z możliwością obsługi ich wydruku.

Akceptacja propozycji prelekcji z recenzją i automatycznym dodaniem do listy prelegentów.

Certyfikat uczestnictwa w wydarzeniu z wbudowanym kreatorem szablonów.

Obsługa płatności za udział w wydarzeniu realizowanych online.

Ergonomia i intuicyjność

Ergonomia i intuicyjność

Możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcjonalności

System Obsługi Konferencji został tak zaprojektowany, aby każdej ze stron, organizatorom, prelegentom, uczestnikom zapewnić wygodę użytkowania w zakresie wynikającym z ich roli. Dzięki możliwości personalizacji interfejsu może być dostosowywany do indywidualnych wymagań, co czyni go narzędziem intuicyjnym i praktycznym. Dodatkowo, jest rozwiązaniem otwartym, co oznacza, że istnieje możliwość jego rozbudowy o dodatkowe funkcjonalności. Rozwijany i udoskonalany pozostaje zawsze aktualny w odniesieniu do trendów występujących w obszarze eventów zarówno naukowych, jak biznesowych.

Profesjonalna organizacja

Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami RODO

System Obsługi Konferencji jest kompleksowym narzędziem wpisującym się w cyfrową rzeczywistość współczesnych eventów. Pomaga w profesjonalnej ich organizacji, zapewniając wysoką jakość uczestnictwa, które przekłada się na wizerunek marki. Zapewnia bezpieczeństwo przetwarzanych danych i zgodną z prawem obsługę zgód oraz obowiązków informacyjnych RODO. Zapewnia dostępność cyfrową odpowiednio do standardów WCAG 2.1.

Bezpieczeństwo danych